Jak zrobić agendę seminarium – obecne rozwiązanie (Excel)

W poprzednim wpisie omówiłem jaki projekt będę tworzył (AgendaEditor). Tutaj opiszę jak robiłem agendy seminariów ręcznie oraz jak trochę pomagał mi Excel i Word. Komuś może przydać się wiedza zawarta tutaj (szczególnie zanim powstanie projekt, o którym mowa).

Dane wejściowe i wynik

Danymi wejściowymi jest godzina rozpoczęcia wydarzenia oraz lista:

  • temat wystąpienia,
  • imię i nazwisko prelegenta,
  • czas wystąpienia (domyślnie np. 15 minut).

Chcę otrzymać:

  • Listę wystąpień z policzonymi godzinami dla każdego wystąpienia w formacie:
    godzina_rozpoczęcia-godzina_zakończenia – „Temat wystąpienia” – Imię i nazwisko
    np.
    15:00-15:30 – „Programowanie w Spring” – Jan Kowalski
    Potrzebne jest to np. do wklejenia jako treść wydarzenia na Facebooku.
  • Plik DOC/DOCX z agendą gotową do wydrukowania. Treść na podstawie listy wyników z powyższego punktu, ale z dodanymi dodatkowymi informacjami np. logiem, datą itd.
  • Plik PNG agendy (może być identyczny jak ten z pliku wyżej). Potrzebny do wstawienia jako zdjęcie na Facebooka.

Oczywiście wszystko można zrobić ręcznie, ale zajmuje to dużo czasu. Dlatego trochę przyspieszmy sobie pracę…

Generowanie listy wystąpień w Excelu

Utworzyłem arkusz w Excelu, który pomaga w generowaniu listy wystąpień. Do pobrania : Edytor-agendy.xlsx

Wygląda on tak: edytor agendy

W niebieskie pola (kolumny C, D, E) wpisujemy nasze dane wejściowe. W kolumnie A i B obliczają się godziny kolejnych wystąpień. Zaś w kolumnie G dostępna jest gotowa lista wystąpień do skopiowania. Tak stworzoną listę możemy wkleić np. do szablonu agendy w Wordzie lub na wydarzenie na Facebooku.

Szczegóły techniczne arkusza

W Excelu godziny można normalnie dodawać. Jest to bardzo pomocne i przyspieszyło pracę. Musimy jednak pamiętać, żeby format liczb był ustawiony na gg:mm. Jednak jeśli po prostu wpiszemy w komórkę liczbę w takim formacie, Excel rozpozna go automatycznie.

dodawanie godzin

Formuła do generowania listy wystąpień wygląda tak:
=TEKST(A6;"gg:mm") & "-" & TEKST(B6;"gg:mm") & " – „" & C6 & "” – " & D6

Funkcja TEKST zwraca godzinę w formacie podanym jako drugi parametr. Jest to konieczne, aby móc dodać do siebie fragmenty tekstu. Znaczek ampersand & oznacza dodawanie tekstu (tzw. konkatenacja). W innych językach programowania jest to po prostu to samo co plus + (np. Java) lub kropka . (np. PHP). Dodaję łącznik, myślnik oraz temat w prawidłowych polskich cudzysłowach „...” zamiast wpisanych ręcznie "...".

Umieszczenie na Facebooku

Tak przygotowaną listę wystąpień możemy umieścić np. w wydarzeniu na Facebooku:
ogłoszenie seminarium facebookZaletą jest krótki czas tworzenia listy. Jeśli nastąpią jakieś zmiany, np. zmiana długości jednego wystąpienia, to po wpisaniu do arkusza, wszystkie zmiany zostaną obliczone natychmiastowo. Nam pozostaje jedynie skopiowanie całej listy i ponowne wklejenie do wydarzenia.

W kolejnej części opiszę jak zrobić plik agendy w Wordzie i wygenerować z niego grafikę PNG.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *